Tips för bättre mailhantering

Att bli effektiv i din mailhantering är ofta en viktig del för att bli mer effektiv och för att minska stress. Här kommer ett antal tips.
Använd de som passar dig.

Generella tips
Använd ett system som du följer. Att ha ett hyfsat ok system är bättre än att inte ha ett system alls. Använd ett system som passar dig och som fungerar ihop med annat du gör och ihop med företagets sätt att arbeta och med företagets mailpolicy. Att genomgående använda samma system när du strukturerar upp i Outlook som du gör i övrigt i ditt arbete brukar vara bra t.ex. använd samma mappsystem som när du sparar i datorn och i pärmar och liknande. När det är möjligt och lämpligt självklart. Låt inte inflödet och Outlook styra dig utan du och dina mål skall styra.

Låt inte mailen störa koncentrationen!
Att kolla mailen hela tiden stör koncentrationen och det brukar vara bra att ha en rutin när på dagen du skall kolla. Hur ofta behöver du kolla mailen? Hur snabbt förväntas du svara? Skaffa dig en rutin som du följer och stäm av, fungerar det? Stäng självklart av plinget!

Använda regler i Outlook
Med hjälp av regler i Outlook kan du på förhand styra in till olika mappar. OBS! Det kan vara lätt att missa viktiga mail så tänk efter vilka du styr in och ha ett system där du antingen undviker att styra in de mail som du behöver ha full koll på och enbart lägger in ”nice to have” i mappar eller också ha ett system där du regelbundet kollar av mapparna. Markera det inkomna mailet du vill skall gå in i speciell mapp och gå in under fliken Regler och välj Flytta alltid meddelande från… och välj önskad mapp.

Hur du rensar mail snabbare
Ofta kan det gå snabbare att rensa mail genom att söka på från samma person eller företag och gå igenom liknande mail på en gång. Vad behöver sparas och var?

Supersnabba tipset för att tömma inkorgen
Är mailen överfull och du bara känner att du MÅSTE få undan? Ta alla mail i inkorgen, döp dem till t.ex. Tom juli 2015 och lägg in allt där. Du kan sedan gå igenom de gamla mailen i lugn och ro när du har tid.

Var effektiv när du skickar mail
Var tydlig när du skriver så underlättar du för dig själv och andra. Fatta dig kort och koncist när du skriver och undvik långa meningar och långa stycken. Gör det lätt för mottagaren att läsa och förstå. Skriv något beskrivande i ärenderaden. Startar du en ny mailkonversation så starta med ett nytt blankt mail och svara inte tillbaka på något gammalt som inte har med saken att göra.

Att tänka på
Hur passar ditt arbeta med mailhantering ihop med resten av ditt sätt att jobba? Hur passar det ihop med företagets övriga sätt att jobba? Finns det andra saker som du behöver ta hänsyn till så att det fungerar för dig? Pröva och utvärdera ditt system. Passar det här dig? Förfina och hitta ett system som du följer.

Lycka till!

KeyCoaching firar 9 år. Det firar vi med att ge rabatt på 3 av våra tjänster inom personlig effektivitet:

1. Effektivare och mindre stressad - Individuellt program i personlig effektivitet. Just nu med 900 kr i rabatt t.o.m. 31 augusti.
   Läs mer>>
    
2. Personlig effektivitet - Så jobbar du effektivare utan stress. Endagsutbildning i Stockholm 10/11. 3 för 2 eller
   1 000 kr i rabatt om du bokar senast 31 augusti.
   Läs mer>>
    
3. Stora programmet inom personlig effektivitet. För grupper 8-15 personer. Halvdagsutbildning samt 4 tillfällen individuell coaching som uppföljning. Ett program som gör stor skillnad. Ordinarie pris 3 900 kr. Boka senast 31 augusti med genomförande under 2015 och du ger 2 900 kr per person. Andra upplägg kan förekomma efter era behov. Kontakta oss för att få veta mer eller boka.